Назначение ответственных лиц и зоны ответственности

       В данной статье мы рассказываем о зонах ответственности в нашей программе.

Описание проблемы и сведения из теории. 

Проблема 1 

     Довольно часто встречается при работе с тендерами. За оплату обеспечения контракта выигранного тендера отвечает отдельный сотрудник не из тендерного отдела, например, бухгалтер или несколько бухгалтеров, состоящих в штате ваших организаций, как предполагаемых участников в тендере. При этом, как правило, бухгалтера вообще ничего не знают о том, что происходит в тендерном отделе, но, в целом, они отвечают за все платежи в этих организациях.
    Оплата обеспечения контракта как обычный платеж, ничем не отличается от других платежей, но имеет короткий срок жизни и важность. Однако, наряду с другими платежами он может иметь меньший приоритет (оплата налогов или поставщику). Несвоевременная оплата может крайне негативно отразиться на развитии организации. Если срок пропущен, то в 90 % случаях организация попадает в РНП и часто ликвидируется. В целом бухгалтер отвечает за проведение платежей и никуда не торопится. Если в списке платежей бухгалтера это очередной платеж, то для тендерного отдела это важное событие в цикле тендера. Отметим, что бухгалтер может этого не знать или не понимать, у него своя должностная инструкция, и в целом он ее выполняет. Есть деньги, он оплачивает. Итак, платеж не был оплачен вовремя, организация попадает в РНП, вся история продаж перечеркивается. При анализе ситуации, почему так получилось, выясняется, что бухгалтер даже и не думал о решении этой задачи в такой плоскости. На задаваемые ему вопросы он совершенно справедливо возражает, что в его задачу входит обязанность проведение оплат, но предполагать такую ситуацию он не обязан. 

Причина в том, что в данной организации ориентировались на линейно-функциональную систему управления. То есть поставили задачу оплачивать. Он формально ее и выполнял. Платеж был проведен по наличию денежных средств или по своей очереди, но по стечению обстоятельств на день позже.

   В настоящее время такой подход к распределению полномочий и обязанностей давно устарел. Сейчас организацию интересует не просто выполнение функциональных обязанностей, а максимально эффективное исполнение функциональных обязанностей. Поэтому теперь нам и потребуется определение «зоны ответственности». 

В определенной точке бизнес-процесса бухгалтер будет выполнять роль сотрудника тендерного отдела и понимать важность этой оплаты, потому что он заранее будет определен, как выполняющий эту роль в рамках зоны ответственности.

 

Проблема 2 

  В большинстве CRM-систем задачи назначаются пользователям, которые соответственно становятся «исполнителями задач». Как правило, исполнитель не всегда понимает предмета задачи, если он в целом не отвечает за тендер, на основании которого была поставлена задача. Отсутствие ответственного за задачу в таком случае означает безответственность и ведет к беспорядку. 

Как решается эта проблема в нашей программе 

В программе «Управление тендерным отделом» введены такие понятия, как:

  • ответственное лицо — отличие нашего «ответственного лица» от ответственного как подписанта документов в типовых конфигурациях 1С в том, что пользователю не просто передается задача для выполнения, а именно в рамках его полномочий и ответственности за тендер, по которому ставится ряд задач; 
  • роли ответственных определяют конкретный перечень действий или пакет работ или уровень компетенции в рамках работы с тендером, неразрывно связаны с общим результатом по тендеру;
  • зоны ответственности — команды сотрудников, где каждый имеет свою роль ответственного, зоны могут отличаться объемом или квалификацией работ, например «Зона ответственности по товарам», «Зона ответственности по услугам», «Корпоративные заказчики»,  «Закупки малого объема»;
  • автоматические назначение ответственных на определенную роль может быть осуществлено, если заполнены правила определения ответственных; 
  • ручное назначение ответственных разрешено в специальных формах списков документов и для тех ролей, где нет запрета для таких изменений либо роль определена по правилу назначен вручную. 

Например, руководитель отдела продаж может быть в роли «специалист по тендерам», «логист», «специалист по снабжению» или «юрист»,  менеджер отдела продаж может быть в роли «специалист по тендерам»,  «оператор ЭТП», «специалист по подаче заявки для участия», «экономист», «финансовый специалист по подготовке финансовых гарантий» и так далее, при этом можно, бухгалтер в роли «оплата обеспечения».  

Рассмотрим  матрицу ролей ответственных на примере таблицы, приведенной ниже.  Роли соответствуют выполняемым задачам. 

Назовем  зону ответственности  «Доработка нетиповых конфигураций на 1С»

 

В таком случае в программе ей будет соответствовать следующая настройка: 

В матрице могут быть отображены роли сотрудников, не задействованных непосредственно в работе тендерного отдела, но которые могут оказывать поддержку в работе команды.

Подробнее о правилах определениях ответственных по ролям. 
 
На сегодня в программе доступны следующие возможности автоматического назначения ответственных лиц: 
  • Руководитель зоны ответственности.
  • Основной менеджер контрагента (поле заполнено в карточке контрагента).
  • Основной менеджер бизнес-региона (поле заполнено в карточке бизнес-региона и подобраны регионы).
  • Основной менеджер бизнес-региона (поле заполнено в карточке бизнес-региона и подобраны ИНН заказчиков).
  • Основной менеджер региона заказчика (поле заполнено в карточке региона заказчика).
  • Основной менеджер ЭТП (поле заполнено в карточке ЭТП).
  • Ответственный за документы по поисковому фильтру (поле заполнено в карточке поискового фильтра).
  • Назначается вручную (всегда назначается вручную). 
  • Обработчик успешного определения ответственного — произвольный несложный  код, вводится опытным пользователем.
  • Обработчик не успешного определения — произвольный код, вводится опытным пользователем. 

Пример  кода

 Если Предмет.ДатаОкончанияПодачиЗаявок — ТекущаяДата() <= 2*24*60*60 Тогда

    Результат = Истина;

КонецЕсли;

Данные правила будут дополняться в каждом новом релизе. Вы можете рекомендовать нам новые правила определения ответственных, и мы будем внедрять их в программу. 
Ответственный менеджер — пользователь отвечающий за контрагентов, объединенных по определенному признаку или параметру
 
Карточки,  где заполняются ответственные лица находятся в справочниках тендерного отдела: 
 
заполняем ответственного менеджера за бизнес-регион
 

 

заполняем ответственного ответственного менеджера контрагента

 

заполняем контрагентов ответственного менеджера в бизнес-регионе

 

заполняем ответственного менеджера за ЭТП

 

заполняем ответственного менеджера за регион

 

заполняем ответственного за тендеры по поисковому фильтру

Найти справочник можно в подсистеме «Органайзер» — «Правила назначения ответственных лиц»

Как используются роли ответственных:

  • Для настройки уведомлений:

 
При создании карточки роли ответственного лица указываются разные точки программы и способы уведомлений  ответственному лицу о событии, связанным с документом «Закупка». 

  • Для точного определения исполнителя задачи бизнес-процесса:

 


При создании бизнес-процесса, когда механизм адресации задач по роли исполнителя от БСП не позволяет это сделать достаточно гибко, на помощь приходит роль ответственного лица. 

 

  • Для определения ответственного лица в механизме визирования документа «Закупка»:  

 

В документе «Закупка» подставляется список возможных ответственных лиц, которые должны визировать документ «Закупка» — согласовать способом визирования (более простым способом, для случаев, когда нет необходимости создавать бизнес-процессы).

Ручное назначение ответственных

Назначение ответственных вручную может применяться, когда были не достаточно точно определены ответственные программно, изменились ресурсы и возможности сотрудников, возник человеческий фактор, изменились цели и задачи руководителей зоны ответственности. Ручное назначение, как правило, применяется руководителями зоны ответственности или руководителями подразделений.  

 
Команду формы можно найти в рабочем месте специалиста по тендерам и на рабочем столе для всех специалистов. 

 

Форма для назначения ответственного за тендер используется для руководителей для закрепления старших в команде. 
Чтобы назначить ответственных, нужно перетащить документ в правый список для помещения («склеивания») с выбранным ответственным или обратно в левый список, если нужно отменить назначение. 
 

При перетаскивании или открывается список пользователей, или документ помещается без открытия списка. Если в списке есть пользователь, тогда список не открывается. Если такого пользователя нет, открывается список для выбора ответственного.

Альтернативные способы назначения ответственных командами в других списках или на форме документа «Закупка».

в документе «Закупка» из командной панели

 

в документе «Закупка» из табличной части «Ответственные лица»

 

на «Рабочем столе» из контекстного меню

 

в рабочем месте специалиста по тендерам из командной панели

Форма для назначения по роли ответственного используется для выборочного или группового назначения в списках. 

 

Для выявления документов с отсутствующими ответственными используется механизм отбора по ответственному в рамках каждой зоны ответственности. Если ответственный в документе отсутствует, то программа пометит такие документы красным маркером в специальной колонке.
 
 

Чтобы назначить ответственного, нужно выделить нужные документы и вызвать форму зоны ответственных, где выбрать роли и пользователей.

 


ООО «Энтер Групп» занимается разработкой и продажей прикладного ПО в сегменте ERP систем на платформе 1С: Предприятие 8.2-8.3. Прикладные решения используют новейшие разработки в области SaaS, мобильных и Web-технологий, открытые данные Big Data, что делает решения доступными по цене малому и среднему бизнесу. Компания оказывает сервисную поддержку и занимается конечным внедрением.