All for Joomla All for Webmasters

Управление тендерным отделом

Управление тендерным отделом

Категория: Конфигурации
Разработчик: Энтер Групп Показать разработки автора
Цена: 3750,00 р.

Функциональное решение на платформе 1С: Предприятие для автоматизации тендерного отдела. Программа предназначена для всех участников тендеров, выступающих в качестве поставщика товаров и услуг.

 

Возможности:

 

  • Поиск и загрузка тендеров, включая документацию, со всех известных ЭТП, торговых порталов и отраслевых сайтов, публикующих информацию о тендерах (44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческие),
  • Мониторинг версий и статусов тендеров, протоколов с итогами и определения победителей,
  • Распределение тендеров по ответственным, ролям, участникам, постановка задач, согласований и т.д.
  • выделенные рабочие места для сотрудников с ролями: "тендерный специалист", "специалист по снабжению", финансовый специалист", "руководитель тендерного отдела",
  • Рассылка различных аналитических отчетов, отчетов организации и уведомлений пользователям на рабочий стол и электронную почту,
  • Ведение вспомогательных дополнительных справочников и документов собственных организаций (номенклатура организации, номенклатура поставщиков, контрагенты, бизнес-регионы, документы - "Запрос цен поставщикам", "Оплата обеспечения заявки", "Контракт" и др.),
  • Механизм подбора товаров и услуг по лотам заказчика, хранение прайс-листов поставщиков и цен на товары и услуги,
  • Встроенная почта для каждого пользователя, корпоративный чат, живая лента,
  • Возможности интеграции с другими конфигурациями 1С 8.3,
  • Обмен и синхронизация данных с другими системами (пользовательский режим и в рамках доработки),
  • Собственный API для глобальных решений,
  • Возможности внедрения программы и доработки "под ключ" по индивидуальным требованиям заказчика.

 

Содержание описания

Настройка конфигурации

Шаг 1. Первичные настройки программы  

 

  •  пройти регистрацию в "Помощнике  программы при первом запуске" и заполнить вспомогательную  информацию,  
  •  заполнить дополнительную информацию в "Основных  настройках конфигурации" .   

 

Шаг 2. Загрузка данных 

 

  •   создать пользователей в справочнике  "Пользователи" и назначить соответствующий состав ролей.  
  •   загрузить основные справочники  "Организации", "Номенклатура", "Контрагенты", "Федеральные округа и регионы",  "ОКПД 2",  "Площадки",   
  •   перейти в справочник "Фильтр-проект"  и создать шаблоны поисковых запросов,  

Примечание: 

        для удобства работы все торговые процедуры отображаются  в  виде документов "Закупка" , которые создаются автоматически при скачивании  тендеров в режиме  активного поискового запроса. Источники данных  разделены на сегменты:  государственные, коммерческие, международные. По фильтрам, по умолчанию загружаются все тендеры со статусом "Прием заявок" или "Активные", но не завершенные или отмененные процедуры. Только текущие торговые процедуры - это те торговые процедуры, срок подачи заявки на которые больше или равен текущему моменту времени нажатия кнопки "Загрузить тендеры" или запуска регламентного задания "Получение новых тендеров". Дата и время подачи заявки на участие в  тендере не учитывает разницу во времени часового пояса организатора тендера, так как все даты тендера приводятся по умолчанию к Московскому времени (UTC+3:00). Если у тендера местное время окончания срока подачи 12:00, а загрузка тендеров будет инициирована в 12:00 по московскому времени, то такие тендеры будут загружены. В случае, если дата окончания подачи заявок будет равняться текущей дате и время равно 12:00  по МСК, а загрузка тендеров будет инициирована в 11:59 по МСК, то такие тендеры тоже будут загружены, но если загрузка тендеров будет инициирована в 12:01 по МСК, то такие тендеры загружены не будут.  При подключении дополнительного расширения к основной конфигурации  опционально можно автоматически загружать и  завершенные   торговые процедуры.  

  •  определить правила назначения ответственных в настройках справочника "Фильтр-проект", 
  •  отметить флажками типы push- и электронных уведомлений о событиях тендера, которые будут приходить  указанным ответственным

 

Шаг 3. Настройка бизнес-процессов  (задачи):

 

  •   определить состав меток , тегов, прочих статусов,  установить флажки  в триггерах 
  •   включить в настройках подсистемы "Бизнес-процессы" , "Подсистему согласования" , "Взаимодействия",
  •   создать шаблоны поручений,   
  •   определить исполнителей и роли  исполнителей в задачах и участников проектов в шаблонах бизнес-процессов, 
  •   настроить списки задач, удобные для  просмотра, уведомления на электронную почту, 
  •   настроить уведомления получателей  статусов задач,  

Шаг 4. Настройка форм и списков  документов, внешних отчетов.

 

  •   настроить формы и списки  документов для каждого пользователя, использовать возможности "Изменить форму" и  "Настройки списка" 
  •   создать шаблоны доступных внешних  отчетов, удобные для просмотра каждому пользователю.   
  •   создать настройки списков документов  в рабочих местах. 

 

Шаг 5. Настройка чата и уведомлений  мессенджера 

 

  •  подключить корпоративный чат в  "Основных настройках конфигурации".

 

Шаг 6. Настройка push-оповещений и  электронных уведомлений.  

 

  •  настроить  получателей любых  push-уведомлений и уведомлений на электронную почту в настройках справочника "Пользователи"  (изменение меток, обновление версии, постановка и  завершение задач, этапы согласования в рабочих местах) и при необходимости  настроить  уведомления индивидуально каждому  пользователю 

 

Шаг 7. Настройка рассылки отчетов на  электронную почту. 

 

  •  создать подключение к почтовому вашему  серверу и включить в вашу рассылку все необходимые внешние отчеты для получения  всем указанным пользователям на электронную почту по расписанию.  

 

  Для удобства работы все торговые процедуры созданы  в  виде документов "Закупка" , которые создаются автоматически при скачивании  тендеров в режиме поискового запроса. Источники данных  разделены на сегменты:  государственные, коммерческие, международные. По умолчанию загружаются только   актуальные закупки, у которых "Дата подачи заявки" больше или равно, чем дата  текущего дня. При подключении дополнительного расширения к основной конфигурации  опционально можно автоматически загружать и  завершенные торговые процедуры.  

Поддержка и сервис

Интеграция с другими системами и обмен данными

Кто использует конфигурацию "Управление тендерным отделом"

Сайт, справка и видеоматериалы о конфигурации "Управление тендерным отделом"

Список электронных площадок по ФЗ-44, ФЗ-223 и ФЗ-615

Список источников коммерческих тендеров

Внедрение "Управление тендерным отделом”

Примеры использования конфигурации в составе других конфигураций

  • "1С:Бухгалтерия 8"
  • "1С:Управление нашей фирмой 8"
  • "1С:Управление торговлей" 8
  • "1С:ERP Управление предприятием 2"
  • "1С:Комплексная автоматизация 8"

Основной функционал программы

Основная логика бизнес-процесса в программе “Управление тендерным отделом” 

Основную схему бизнес-процесса ПРОФ можно посмотреть здесь 

Основную схему бизнес-процесса КОРП можно посмотреть здесь

  •  часть 1 
  •  часть 2
  •  часть 3
  •  часть 4 

Дополнительные возможности

Документы и справочники

Органайзер

  • Бизнес-процессы и задачи
  • Взаимодействия
  • Подсистема согласования

Отчеты и аналитика

  • Отчеты организации по своим документам
  • Аналитика по тендерам из источников

Рабочие места

 

Рабочее место специалиста по тендерам

 

Программа для поиска тендеров и аукционов с данным рабочим местом предполагает получение первичных данных нажатием на кнопку. Можно заранее создать регламентное задание о тендерных закупках в виде структурированной таблицы в верхней части окна и манипуляций над ними в нижней части. В таблице все тендеры сгруппированы по Фильтрам-проектам, но можно самостоятельно менять группировку на желаемую. В нижней части окна можно получить сопутствующую информацию к тендеру (перечень номенклатурных позиций, количество дней до окончания подачи заявок), а также заполнить поля, которые будут полезны для принятия решения об участии в тендере другими специалистами (отсрочка платежа, период поставок, комментарий, статус, организация, от которой будет заключаться контракт). В конфигурации "Тендеры" список победителей помогает отслеживать конкурентов в данной сфере деятельности.

Для детального анализа тендера, можно развернуть его карточку двойным щелчком по нему и увидеть всю информацию (площадку, организатора, заказчиков, конкурентов и т.д.). Есть возможность скачать документацию в отдельную папку с реестровым номеров тендера.

В окне рабочего места в верхних вкладках можно отслеживать те тендеры, которые были допущены к участию другими отделами, а также те, на основании которых были заключены контракты. Таким образом, это рабочее место позволяет максимально быстро получить доступ ко всей необходимой информации о тендере.

 

Рабочее место специалиста по снабжению

 

В базе можно вести товары из рабочей конфигурации и, как следствие, подставлять их в лоты тендера. Это позволяет рассчитать рентабельность, чистую прибыль, маржу и порог снижения в тендере. В базе можно указать закупочную цену товаров и, указав свои показатели, получить все данные как с прямым, так и с обратным пересчетом, что упрощает работу специалиста снабжения. Проводить торги может любой новый ответственный, который будет назначен на эту роль с предоставлением ему всей информации по этому тендеру, а именно, до какой цены можно снижаться. В случае необходимости сопоставить лоты тендера с номенклатурой организации или номенклатурой поставщиков доступна специальная форма подбора позиций. Тендер может быть согласован специалистом по снабжению и отправлен в работу финансовому специалисту путем нажатия на кнопку "Согласовать".

 

Рабочее место финансового специалиста

 

Рабочее место состоит из двух таблиц и общей информации. Это место поможет зарезервировать необходимое для тендеров количество денежных средств и не забыть оплатить или вернуть обеспечение контракта. Все тендеры, которые были отобраны специалистом по тендерам, и по которым еще не состоялись торги, нуждаются в резервировании денежных средств именно эта сумма и выводится на форме. Чтобы не пропустить оплату или возврат обеспечения тендеров, все эти торги собраны в одном месте и сгруппированы по этому признаку.

 

Рабочее место руководителя тендерного отдела

 

В шапке формы мы отображаем общее количество полученных тендеров по всем Фильтрам-проектам и количество выигранных. Система мониторинга тендеров позволяет участвовать в тендерах на электронных площадках. Ниже в виде диаграммы мы видим помесячную эффективность тендерного отдела в целом. Сколько было получено тендеров как максимум, сколько было отобрано специалистом и сколько выиграно. Можно проследить динамику закупок и максимальную прибыль при покрытии всех торгов по Фильтрам-проектам. Ниже список с тендерам, которые отдел выиграл с сортировкой по сумме. Возможность отслеживать участие в государственных тендерах, участие в коммерческих тендерах и т.д.

 

Рабочий стол для всех специалистов

 

В базовой версии конфигурации на рабочем столе есть функциональные кнопки, которые формируют несколько подобных списков, но с различными настройками отбора:

          • Кнопка "Горящие" формирует список документов "Закупка", где до окончания подачи заявки меньше или равно 2 суток.
          • Кнопка "Активные"  это список документов на этапах "Согласование", "Участие", "Подготовка документации" и "Контракт".
          • Кнопка "Пропущенные"  формирует список документов с меткой Пропущен или помеченных на удаление.
          • Кнопка "Завершенные" это список документов, где срок проведения торговой процедуры истек либо дата проведения торгов меньше, чем текущая дата. Метка должна быть только из этапа Архив или этапа Контракт.
          • Кнопка "Все Закупка"  формирует список всех документов, загруженных в БД.
          • Кнопка "Статистика" - это несколько внешних отчетов, которые отображают на одной форме данные по текущим документам "Закупка" в разрезе фильтр-проектов (текущий день, за вчера, за неделю (7 дней) состояние тендерной базы, графики загрузки и обновления, диаграмму состояния документов по меткам сгруппированных этапов Отбор, Согласование, Участие в торгах и т.д.
          • Настройка рассылок - механизм рассылки внешних отчетов группе пользователей. Это инструмент работы с рассылками в 1С, описанный у разработчика платформы. Посмотреть видео.
          • Кнопка "Календарь закупок" - отображение документов "Закупка" по меткам по датам событий, дата проведения торгов, дата подачи заявок, отображаются только те документы, которые отмечены в подборе.
          • Кнопка "Фильтр-проекты" - отображение всех списков Фильтр-проектов, по которым идет отбор закупок в БД,
          • Мои задачи - список всех поручений где исполнителем является текущий пользователь, функционал 1С, который описан на сайте разработчика платформы, посмотреть видео.

 

Примечание: Текущие списки при доработке могут быть программно заменены на другие списки или удалены с формы по логике пользователя. Например, если кнопка “На Согласовании”, то будет сформирован список, где документы "Закупка" только с меткой "На согласовании и т.п.

Кнопка "Живая лента" - отображает список всех событий ИБД, которые происходят с документом "Закупка":

          • Смена метки
          • Обновление версии тендера
          • Постановка задачи
          • Делегирование задачи
          • Выполнение задачи
          • Загрузка протокола

Паспорт сделки - документ, в котором консолидирована вся информация по сделке с заказчиком, куда входит документ "Закупка" и Коммерческое предложение. Особенностью паспорта сделки является механизм подстановки общей табличной части документов, которая проставляется из документа "Закупка" в коммерческое предложение и обратно в зависимости от логики использования документа: Если коммерческое предложение отправляется заказчику, который ранее проводил закупку, то в Табличная часть подставляется Табличная часть "Объекты Закупки" из завершенного документа "Закупка" или Табличная часть "Товары для участия", которые были подобраны по параметрам прошедшей торговой процедуры. Это экономит время для сбора информации при подготовке коммерческого предложения. Печатная форма "Паспорта сделки" может быть формой для отчета или доклада перед руководителем о предстоящей сделке.

Кнопка "Загрузка закупок" - кнопка для загрузки тендеров в ИБД (информационную базу данных) по всем активным фильтр-проектам.

Кнопка "Распределение" (назначение ответственных) - форма, в которой путем перетаскивания на список ответственных мышью одного или нескольких документов "Закупка" в динамическом списке. Позволяет без открытия документа "Закупка" присваивать ответственного за данный документ.

Формат общения в чате и система индикации, счетчик непрочитанных комментариев упрощает обсуждение и согласование рабочих вопросов по выбранным документам между пользователями программы.

В конфигурации есть понятие "ответственного лица" - того, кто непосредственно обязан делать необходимые действия, на которого возложена та или иная обязанность за определенные действия с документом "Закупка", кто имеет необходимые полномочия. Часто в организациях такие действия распределены между различными ответственными лицами. В связи с этим был внедрен механизм выделения отдельных групп участников таких действий в рамках документов одного шаблона поиска и загрузки тендеров (фильтр-проекта). Каждому участнику могут были определены правила назначения ответственным за этот документ в зависимости от наступления определенных событий. Группы участников называются "Проектами".

В элементе проекта есть два основных реквизита:

      • Роли участника - это, как правило должность сотрудника, которые на время совершения определенных действий отвечает за документ "Закупка" в рамках своих полномочий.
      • Правила назначения ответственным лицом за то или иное действие в зависимости от значения реквизита или наступления определенного события.

Каждое ответственное лицо может получить электронное письмо и push-уведомление. Правила назначения ответственным могут использовать значения реквизитов справочников "Контрагенты", "Регионы", "Бизнес - регионы" и реквизиты документа "Закупка".

Загрузка номенклатуры и цен поставщиков

Обмен с другими системами

Отправка запроса в поддержку

На каждой форме есть команда вызова формы, где можно заполнить и отправить запрос в поддержку.

Групповой чат для обсуждения тендеров

Формат общения в чате и система индикации, счетчик непрочитанных комментариев упрощает обсуждение и согласование рабочих вопросов по выбранным документам между пользователями программы.

Push- и электронные уведомления

По запросу в нашу поддержку есть возможность создавать Telegram-ботов, которые будут публиковать в вашем Telegram-канале публикации о новых тендерах, которые будет находить программа по поисковым шаблонам. Подробнее об этом можно прочитать здесь.

Подсистема согласования

        Необходимо, чтобы участие в тендере было согласовано, прежде чем ее можно будет провести с меткой "Подготовка документации". При этом может быть такой маршрут согласования:
      • Всегда согласовывать со "специалистом по закупкам товаров для участия;
      • Если заказчик не относится к группе "своих" контрагентов (по ИНН), тогда необходимо согласовать с "руководителем компании";
      • Если заказчик проходит, как поставщик и контрагент, которым есть договор, тогда необходимо согласовать менеджером или бухгалтером по взаиморасчетам.
      • Если сумма НМЦК больше 1000000, тогда согласовывать с коммерческим директором;
      • Если сумма заявки на обеспечение больше 50000, тогда еще согласовывать и с федеральным руководителем;
      • Если в Лоте не встречается "слово" из Группы номенклатуры, тогда завершать согласование со статусом "Отменено"
      • Если сумма НМЦК заявки больше 1000000, тогда еще согласовывать и с "руководителем компании"
      • Если заказчик из региона начальника отдела продаж, ответственного за регион, тогда согласовывать с начальником отдела продаж

 

Помощник действий пользователя

Помощник действий пользователя с документом "Закупка" автоматически запускается при каждом новом открытии документа и фиксирует выполненные и не выполненные действия действия в форме чек-листа, выполненные и невыполненные операции в рамках тендерной деятельности.

Средства диагностики и выявления ошибок

Администраторам и разработчикам выдается набор обработок и методическая информация по диагностике, выявления и исправления возможных ошибок системы. Все ошибки на стороне API и критические ошибки системы диагностируются и исправляются специалистами нашей поддержки. Скачать документацию API можно здесь.

Как купить

Цена за вышеуказанный функционал ниже, чем у подобных продуктов на рынке. В настоящее время распространяются только лицензии сроком на 1 год. Есть скидки при использовании программы в каждом последующем году. Планируется бонусная программа на для подключение дополнительных сервисов.

Демо-период

Период бесплатной демонстрации программы составляет 14 дней. Заказать демо-доступ можно, заполнив форму запроса здесь.

Перспективы развития

 

Сфера применения Изменение
Версия платформы 1С:Предприятие 8.3
Основной режим Управляемое приложение
Конфигурация Любая
Спросить об этом решении

Энтер Групп

ООО «Энтер Групп» занимается разработкой и продажей прикладного ПО в сегменте ERP-систем на платформе 1С: Предприятие 8.3. Прикладные решения используют новейшие разработки в области SaaS, мобильных и Web-технологий, открытые данные Big Data, что делает решения полезными малому и среднему бизнесу. Компания оказывает сервисную поддержку и занимается конечным внедрением.

 

Базы знаний

Общие сведения о PHP
  • 0 Students

Описание курса....

Первые шаги в 1С прогр.
  • 0 Students

Описание курса....

Введение в 1С прогр.
  • 0 Students

Описание курса....

Контакты

ООО "Энтер Групп"

Юридический адрес: 243140, Брянская обл., г. Клинцы, проспект Ленина, 33

Почтовый адрес: 243140, Брянская обл., г. Клинцы, ул. Карла Маркса, 38

разработка: 8 (958) 100 23 54

поддержка: 8 (495) 118 43 28

разработка: skype: entergroup.it

поддержка: skype: enter-it_1_1

поддержка: skype: enter-it_2_1

поддержка: skype: enter-it_3

telegram-канал https://t.me/tenders1c

info@enter-it.ru

Связаться

Подписаться на рассылку: