Руководство пользователя

  1. Главная
  2. Документы
  3. Руководство пользователя
  4. Глава 9. CRM
  5. Назначение ответственных и зоны ответственности

Назначение ответственных и зоны ответственности

В программе  введены следующие понятия:
  • ответственное лицо — исполнитель задачи из списка пользователей  в рамках его полномочий и ответственности за тендер,
  • роли ответственных определяют конкретный перечень действий или пакет работ или уровень компетенции в рамках работы с тендером, неразрывно связаны с общим результатом по тендеру;
  • зоны ответственности — команды сотрудников, где каждый имеет свою роль ответственного, зоны могут отличаться объемом или квалификацией работ, например «Зона ответственности по товарам», «Зона ответственности по услугам», «Корпоративные заказчики»,  «Закупки малого объема»;
  • правила определения ответственных — автоматические назначение ответственных на определенную роль ;
  • ручное назначение ответственных разрешено в специальных формах списков документов и для тех ролей, где нет запрета для таких изменений либо роль определена по правилу «Назначен вручную».
       Например, руководитель отдела продаж может быть в роли «специалист по тендерам», «логист», «специалист по снабжению»    или «юрист»,  менеджер отдела продаж может быть в роли «специалист по тендерам»,  «оператор ЭТП», «специалист по подаче заявки для участия», «экономист», «финансовый специалист по подготовке финансовых гарантий» и так далее, при этом можно, бухгалтер в роли «оплата обеспечения».
Рассмотрим матрицу ролей на примере. Допустим, зоной ответственности является «Доработка нетиповых конфигураций 1С» (см. таблицу):
В таком случае в программе  будет  следующая настройка:
В матрице могут быть отображены роли сотрудников, не задействованных непосредственно в работе тендерного отдела, но которые могут оказывать поддержку в работе команды.
Возможности автоматического назначения ответственных лиц:
  • Руководитель зоны ответственности.
  • Основной менеджер контрагента (поле заполнено в карточке контрагента).
  • Основной менеджер бизнес-региона (поле заполнено в карточке бизнес-региона и подобраны регионы).
  • Основной менеджер бизнес-региона (поле заполнено в карточке бизнес-региона и подобраны ИНН заказчиков).
  • Основной менеджер региона заказчика (поле заполнено в карточке региона заказчика).
  • Основной менеджер ЭТП (поле заполнено в карточке ЭТП).
  • Ответственный за документы по поисковому фильтру (поле заполнено в карточке поискового фильтра).
  • Назначается вручную (всегда назначается вручную).
  • Обработчик успешного определения — произвольный код.
  • Обработчик не успешного определения — произвольный код.
  • Данные правила будут дополняться.
  • Карточки,  где заполняются ответственные лица находятся в справочниках тендерного отдела:
Найти справочник можно в подсистеме «Органайзер» -> «Правила назначения ответственных лиц»

Как используются роли ответственных:

При создании карточки роли ответственного лица указываются разные точки программы и способы уведомлений  ответственному лицу о событии, связанным с документом «Закупка».
Для точного определения исполнителя задачи бизнес-процесса.
При создании бизнес-процесса, когда механизм адресации задач по роли исполнителя от БСП не позволяет это сделать достаточно гибко, на помощь приходит роль ответственного лица.
Для определения ответственного лица в механизме визирования документа «Закупка».
В документе «Закупка» подставляется список возможных ответственных лиц, которые должны визировать документ «Закупка» — согласовать способом визирования (более простым способом, для случаев, когда нет необходимости создавать бизнес-процессы).

Ручное назначение ответственных

Назначение ответственных вручную может применяться, когда были не точно определены ответственные автоматически, изменились ресурсы и возможности сотрудников, человеческий фактор, цели и задачи руководителей зоны ответственности. Ручное назначение, как правило, применяется руководителями зоны ответственности.
Команду формы можно найти в рабочем месте специалиста по тендерам и на рабочем столе для всех специалистов.
Форма для назначения ответственного за тендер используется для руководителей для закрепления старших в команде.
Чтобы назначить ответственных, нужно перетащить документ в правый список для помещения («склеивания») с выбранным ответственным или обратно в левый список, если нужно отменить назначение.
При перетаскивании или открывается список пользователей, или документ помещается без открытия списка. Если в списке есть пользователь, тогда список не открывается. Если такого пользователя нет, открывается список для выбора ответственного.
Альтернативные способы назначения ответственных командами в других списках или на форме документа «Закупка».
Был ли данный материал полезен вам? Да Нет